Việc sáp nhập các đơn vị hành chính cấp tỉnh là một bước chuyển mình quan trọng hướng tới một bộ máy nhà nước tinh gọn, hiệu lực và hiệu quả hơn, đồng thời tạo ra không gian phát triển mới, rộng lớn hơn cho các địa phương. Đây là một công cuộc đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, đồng bộ trên mọi mặt trận, từ sắp xếp tổ chức bộ máy, bố trí nhân sự, đến quy hoạch lại không gian kinh tế – xã hội. Tuy nhiên, ẩn sâu bên dưới những thay đổi hữu hình đó là một thách thức khổng lồ nhưng cũng là cơ hội vàng: việc quản lý, tích hợp và khai thác hiệu quả kho tàng thông tin, dữ liệu đồ sộ của các tỉnh thành trước khi hợp nhất. Trong bối cảnh này, số hóa thực sự là một yêu cầu mang tính nền tảng, một công tác chuẩn bị chiến lược để đảm bảo quá trình sáp nhập diễn ra khoa học, giảm thiểu rủi ro và tạo đà cho sự phát triển bền vững của tỉnh mới.

Số hóa là gì?

Khi đề cập đến “số hóa”, hình dung ban đầu thường dừng lại ở việc sử dụng máy quét để chuyển tài liệu giấy thành các tệp tin điện tử như PDF hay ảnh. Mặc dù đó là một phần của quá trình, nhưng bản chất thực sự của số hóa trong bối cảnh quản lý nhà nước lại sâu sắc và phức tạp hơn nhiều. Đó là một quá trình chuyển đổi toàn diện, biến đổi thông tin từ dạng vật lý, tĩnh tại sang dạng kỹ thuật số, linh hoạt và “thông minh”. Quá trình này bao gồm nhiều lớp công việc: trước hết là chuyển đổi định dạng, đưa các văn bản, hồ sơ, bản đồ, sổ sách từ giấy tờ, phim ảnh sang các tệp tin máy tính. Nhưng điểm cốt yếu nằm ở các bước tiếp theo: trích xuất và cấu trúc hóa dữ liệu. Nhờ các công nghệ tiên tiến như nhận dạng ký tự quang học (OCR) và thậm chí là trí tuệ nhân tạo (AI), chúng ta có thể “bóc tách” nội dung bên trong các tài liệu số hóa đó, biến những con chữ, con số thành các trường dữ liệu có cấu trúc (ví dụ: họ tên, ngày sinh, số quyết định, địa chỉ thửa đất…). Dữ liệu có cấu trúc này chính là chìa khóa để thực hiện tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, cũng như phân tích, tổng hợp số liệu một cách tự động. Hơn nữa, số hóa còn là việc xây dựng một hệ thống quản lý và lưu trữ số có tổ chức, nơi các tài liệu được phân loại khoa học, được gắn các thông tin mô tả (metadata) để dễ dàng nhận biết và truy xuất, được quản lý phiên bản cập nhật, phân quyền truy cập chặt chẽ và bảo mật an toàn. Cuối cùng, số hóa tạo tiền đề cho việc tích hợp dữ liệu vào các hệ thống thông tin, phần mềm quản lý dùng chung, phục vụ trực tiếp cho công tác điều hành, ra quyết định và cung cấp dịch vụ công. Như vậy, số hóa không chỉ là lưu trữ, mà là biến thông tin thành tài sản tri thức có thể khai thác hiệu quả.

Yêu cầu số hóa tài liệu trước khi sáp nhập các đơn vị hành chính

Trong bối cảnh đặc thù và đầy áp lực của việc sáp nhập tỉnh, vai trò của số hóa không còn là “nên làm” mà trở thành “phải làm”, một yêu cầu mang tính sống còn. Hãy hình dung những khó khăn chồng chất nếu chúng ta bước vào quá trình hợp nhất mà không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về dữ liệu số. Khối lượng hồ sơ, tài liệu giấy từ hai hoặc nhiều tỉnh gộp lại sẽ tạo thành những kho lưu trữ khổng lồ, phân tán và thiếu đồng bộ. Việc vận chuyển, kiểm kê, bàn giao hàng triệu trang tài liệu tiềm ẩn nguy cơ rất lớn về mất mát, hư hỏng, thất lạc thông tin, dẫn đến những khoảng trống dữ liệu không thể bù đắp. Quan trọng hơn, hoạt động của bộ máy hành chính mới có nguy cơ bị tê liệt hoặc đình trệ nghiêm trọng do không thể tra cứu, tìm kiếm thông tin kịp thời. Cán bộ không thể tìm thấy hồ sơ cần thiết để giải quyết thủ tục cho dân, lãnh đạo thiếu thông tin tổng hợp để ra quyết định, việc xác minh lịch sử công tác của một cán bộ hay nguồn gốc một thửa đất trở nên vô cùng khó khăn và tốn thời gian. Bên cạnh đó, việc tích hợp các hệ thống quản lý (nếu có) và các quy trình làm việc dựa trên giấy tờ từ các tỉnh cũ là một bài toán cực kỳ phức tạp, tốn kém và gần như bất khả thi nếu không có sự chuẩn hóa dữ liệu từ trước. Sự thiếu vắng một cơ sở dữ liệu thống nhất sẽ cản trở nghiêm trọng năng lực điều hành và giám sát của chính quyền tỉnh mới.

Ngược lại, việc triển khai chiến lược số hóa một cách bài bản và quyết liệt trước thời điểm sáp nhập chính là giải pháp hữu hiệu để hóa giải những thách thức nêu trên. Nó giúp bảo toàn gần như nguyên vẹn kho dữ liệu quan trọng của các đơn vị cũ dưới dạng số an toàn, dễ dàng sao lưu và phục hồi. Quan trọng hơn, đây là cơ hội tốt để chuẩn hóa định dạng, cấu trúc dữ liệu từ các nguồn khác nhau, tạo ra một ngôn ngữ chung cho thông tin. Từ đó, xây dựng nên một cơ sở dữ liệu dùng chung thống nhất cho tỉnh mới ngay từ đầu, đảm bảo việc truy cập, chia sẻ và khai thác thông tin được thông suốt, không bị gián đoạn, kể cả trong giai đoạn chuyển tiếp phức tạp nhất. Quá trình bàn giao, tích hợp dữ liệu sẽ được tăng tốc đáng kể, tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực so với việc xử lý thủ công. Số hóa chính là việc đặt nền móng vững chắc để bộ máy hành chính mới có thể vận hành trơn tru và hiệu quả ngay từ những ngày đầu thành lập.

Xác định trọng tâm số hóa, những dữ liệu nào cần được ưu tiên

Với nguồn lực về thời gian và kinh phí luôn có giới hạn, việc xác định đúng các loại tài liệu, hồ sơ cần ưu tiên số hóa trước là yếu tố then chốt quyết định sự thành công. Chúng ta cần tập trung vào những “dòng dữ liệu huyết mạch”, những thông tin cốt lõi, có tần suất sử dụng cao và ảnh hưởng trực tiếp đến sự vận hành ổn định của tỉnh mới sau sáp nhập.

Nhóm ưu tiên hàng đầu chắc chắn là các tài liệu pháp lý và hành chính nền tảng. Bao gồm toàn bộ các nghị quyết, quyết định, đề án, phương án của Trung ương và địa phương liên quan trực tiếp đến việc sáp nhập – đây là kim chỉ nam pháp lý cho mọi hoạt động. Tiếp đó là các văn bản quy phạm pháp luật (Nghị quyết HĐND, Quyết định, Chỉ thị UBND) của các tỉnh cũ còn hiệu lực thi hành, đặc biệt là những quy định về cơ chế, chính sách đặc thù, quy hoạch, cần được hệ thống hóa để phục vụ việc rà soát, kế thừa, sửa đổi hoặc bãi bỏ. Trong nhóm này, hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức chiếm vị trí đặc biệt quan trọng. Việc số hóa đầy đủ, chính xác từ sơ yếu lý lịch, quá trình đào tạo, công tác, đến các quyết định về lương, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật… là cơ sở không thể thiếu để Ban Tổ chức của tỉnh mới thực hiện công tác rà soát, đánh giá và sắp xếp nhân sự một cách công tâm, minh bạch, khoa học, hạn chế tối đa các khiếu nại, tâm tư không đáng có, góp phần nhanh chóng ổn định đội ngũ.

Nhóm thứ hai không kém phần quan trọng là các tài liệu về tài chính, ngân sách và quản lý tài sản công. Hồ sơ quyết toán ngân sách nhà nước của các tỉnh cũ trong vài năm gần nhất cần được số hóa để cung cấp bức tranh tổng thể về năng lực tài chính, tình hình thu chi, nợ công. Đặc biệt, hồ sơ về tài sản công, bao gồm sổ sách, biên bản kiểm kê, hồ sơ pháp lý của từng loại tài sản (đất đai, trụ sở làm việc, công trình hạ tầng, phương tiện, trang thiết bị…), cần được số hóa chi tiết, kèm theo thông tin về vị trí, tình trạng sử dụng, đơn vị quản lý. Dữ liệu này là cơ sở cho việc bàn giao chặt chẽ, kiểm kê chính xác và quy hoạch lại việc sử dụng tài sản công hiệu quả, tránh lãng phí, thất thoát. Hồ sơ các dự án đầu tư công đang triển khai cũng cần được số hóa đầy đủ để đảm bảo việc quản lý, giám sát và tiếp tục thực hiện không bị gián đoạn.

Nhóm thứ ba, mang tính chất nhạy cảm và phức tạp, là tài liệu về quy hoạch, đất đai và xây dựng. Các bản đồ, thuyết minh quy hoạch tổng thể, quy hoạch ngành, quy hoạch sử dụng đất, quy hoạch xây dựng còn hiệu lực cần được chuyển sang dạng số để làm cơ sở tích hợp, điều chỉnh và xây dựng quy hoạch chung cho tỉnh mới. Quan trọng bậc nhất trong nhóm này là hồ sơ địa chính và hồ sơ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Việc ưu tiên số hóa Sổ địa chính, bản đồ địa chính, hồ sơ đăng ký đất đai ban đầu, hồ sơ các biến động và lý tưởng nhất là cả hồ sơ gốc khi cấp giấy chứng nhận là vô cùng cần thiết. Nó không chỉ giúp thống nhất công tác quản lý nhà nước về đất đai, giảm thiểu tranh chấp, khiếu nại liên quan đến quyền lợi trực tiếp của người dân và doanh nghiệp, mà còn là nền tảng cốt lõi để xây dựng và liên thông cơ sở dữ liệu đất đai quốc gia. Hồ sơ cấp phép xây dựng cho các công trình quan trọng cũng cần được quan tâm số hóa.

Bên cạnh ba nhóm cốt lõi trên, cần xem xét ưu tiên số hóa các dữ liệu chuyên ngành thiết yếu khác tùy thuộc vào đặc thù và yêu cầu quản lý của tỉnh mới, ví dụ như dữ liệu cơ bản về dân cư (kết nối với CSDL quốc gia về dân cư), dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, dữ liệu thống kê kinh tế – xã hội quan trọng, dữ liệu về giáo dục, y tế, an ninh trật tự… Việc này đảm bảo sự kế thừa thông tin và duy trì hoạt động quản lý liên tục trên các lĩnh vực.

Cần chuẩn bị như thế nào?

Quá trình số hóa trước sáp nhập, dù mang lại lợi ích to lớn, cũng đặt ra không ít thách thức cần đối mặt và vượt qua. Vấn đề nguồn lực luôn là bài toán đầu tiên, đòi hỏi sự đầu tư đáng kể về kinh phí cho việc mua sắm trang thiết bị (máy quét chuyên dụng, máy chủ lưu trữ, phần mềm quản lý tài liệu – DMS), thuê nhân lực thực hiện (nếu cần) và chi phí vận hành, bảo trì. Thách thức lớn thứ hai là việc xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn, quy trình số hóa thống nhất trên toàn bộ các đơn vị tham gia sáp nhập. Nếu mỗi nơi làm một kiểu, dữ liệu sau số hóa sẽ rời rạc, khó tích hợp và giảm giá trị sử dụng. Điều này đòi hỏi sự chỉ đạo quyết liệt, xây dựng quy chế, hướng dẫn kỹ thuật chi tiết về định dạng tệp, chất lượng quét, cách đặt tên, cấu trúc thư mục và đặc biệt là các trường siêu dữ liệu (metadata) cần thu thập.

Công nghệ cũng là một yếu tố cần cân nhắc kỹ lưỡng, từ việc lựa chọn phần cứng phù hợp với khối lượng và loại hình tài liệu, đến việc lựa chọn phần mềm DMS có khả năng quản lý hiệu quả, tìm kiếm thông minh, phân quyền linh hoạt và tích hợp với các hệ thống khác. Đặc biệt, vấn đề an toàn, bảo mật thông tin phải được đặt lên hàng đầu. Cần xây dựng các giải pháp bảo mật nhiều lớp, mã hóa dữ liệu nhạy cảm, thiết lập cơ chế phân quyền truy cập chi tiết theo vai trò, xây dựng quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu định kỳ và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Luật An ninh mạng, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Không thể bỏ qua yếu tố con người và văn hóa làm việc. Chất lượng tài liệu gốc (giấy cũ, mờ, chữ viết tay…) có thể gây khó khăn cho việc số hóa và nhận dạng. Quan trọng hơn, cần có kế hoạch đào tạo, tập huấn bài bản để cán bộ, công chức làm quen và thành thạo với việc khai thác, xử lý hồ sơ, công việc trên môi trường số. Đồng thời, cần có sự truyền thông mạnh mẽ, sự quyết tâm của lãnh đạo các cấp để thay đổi tư duy, thói quen làm việc từ phụ thuộc vào giấy tờ sang chủ động sử dụng công cụ số. Đây là một quá trình chuyển đổi văn hóa đòi hỏi thời gian và sự kiên trì.

***

Tóm lại, số hóa tài liệu, dữ liệu không chỉ là một công việc kỹ thuật cần làm trước khi sáp nhập tỉnh, mà là một khoản đầu tư chiến lược, một sự chuẩn bị nền tảng mang tính bắt buộc. Việc chủ động và ưu tiên thực hiện số hóa các loại hồ sơ, tài liệu cốt lõi sẽ giúp giảm thiểu tối đa rủi ro mất mát thông tin, đảm bảo sự vận hành thông suốt của bộ máy hành chính trong giai đoạn chuyển tiếp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bàn giao, tích hợp và sắp xếp lại tổ chức. Quan trọng hơn, nó đặt nền móng vững chắc cho việc xây dựng chính quyền điện tử, tiến tới chính quyền số của tỉnh mới, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, tăng cường tính minh bạch, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày một tốt hơn. Đây là bước đi cần thiết để biến thách thức của sáp nhập thành cơ hội bứt phá, hướng tới một tương lai phát triển hiện đại và bền vững hơn.

Nguyễn Anh Trung