Có những buổi tối cuối tuần, gạt sang một bên những bộn bề hồ sơ, tôi lại miên man nghĩ về cái nghiệp “làm dâu trăm họ” của những người quản lý hành chính. Gắn bó với công sở mười mấy năm, tôi nhận ra cái khó nhất không phải là việc núi công việc ngày càng đồ sộ, mà là việc làm sao để giữ cho tập thể trôi chảy khi đôi tay mình đang bị trói buộc bởi nguyên tắc “Ba Không”: Không thể cho nghỉ việc, khó luân chuyển đi nơi khác và Không được tuyển thêm người mới.

Nhiều người ví von cơ quan lúc này giống như một chiếc đồng hồ cơ cổ lỗ sĩ. Có những bánh răng vẫn đang quay miệt mài, nhưng cũng có những bánh răng đã mòn vẹt, hoen gỉ và chạy lệch nhịp. Bạn không thể vứt cái bánh răng gỉ ấy đi (vì vướng biên chế), không thể mua bánh răng mới lắp vào (vì hết chỉ tiêu) và cũng chẳng thể dễ dàng đổi chỗ các bánh răng cho nhau. Đập mạnh tay thì đồng hồ vỡ, nhưng cứ để nguyên thì kim thời gian sẽ chạy sai.

Vậy, làm thế nào để “thanh lọc” chiếc đồng hồ ấy mà không cần gỡ bỏ bất cứ linh kiện nào? Thay vì dùng cờ lê mỏ lết can thiệp thô bạo, chúng ta cần một nghệ thuật mềm mỏng hơn: Thay đổi môi trường bên trong để những bánh răng tự khớp lại nhịp.

Vì sao người ta lại chây ỳ?

Trước khi tìm cách chữa, ta phải hiểu vì sao họ lại “bị bệnh”. Phần lớn những nhân sự làm việc cầm chừng trong cơ quan không phải sinh ra đã lười. Họ chỉ là những người đã thích nghi quá xuất sắc với một môi trường quá an toàn.

Giống như tâm lý của một người nhận ra rằng: Dù mình có nai lưng ra làm 10 phần, hay mình chỉ làm 3 phần cho có lệ, thì cuối tháng tiền lương vẫn nhận chừng đó, không ai đuổi được mình, mà làm tốt cũng chẳng được thưởng thêm là bao. Vậy là, theo bản năng tiết kiệm sức lực, họ chọn cách “nằm im”. Họ tạo ra một vỏ bọc rất an toàn: Đi làm đúng giờ, về đúng giấc, không bao giờ cãi sếp, không gây lộn với ai, chỉ là giao việc thì làm rất chậm, rất hời hợt hoặc hay than vãn để sếp nản lòng mà giao cho người khác.

Để trị căn bệnh “ở ẩn” này, những hình thức kiểm điểm, dọa nạt hay trừ điểm thi đua đôi khi không có tác dụng, thậm chí còn gây ra sự chống đối ngầm, làm mất đoàn kết. Chúng ta phải dùng những cách mưu trí hơn.

1. Liệu pháp “Nấu cỗ chung”: Mượn sức ép của đám đông

Chắc ai cũng từng ít nhất một lần tham gia nấu cỗ ở quê. Nếu mỗi người nấu một mâm riêng, ai chậm người nấy chịu. Nhưng nếu phân công theo kiểu dây chuyền: Người A phải nhặt rau rửa sạch rồi mới đưa cho người B thái, người B thái xong đưa cho người C xào. Nếu anh A lười biếng ngồi chơi điện thoại không chịu nhặt rau, thì chị B và anh C sẽ phải đứng chờ và họ sẽ tự lên tiếng cằn nhằn anh A.

Trong cơ quan cũng vậy. Đừng giao việc theo kiểu khoán trắng cho một người từ đầu đến cuối, đặc biệt là những người hay chây ỳ. Hãy đan chéo các nhiệm vụ lại với nhau để tạo ra một dây chuyền mà ai cũng phụ thuộc vào người trước mình.

Ví dụ: Thay vì để anh nhân viên X tự xử lý trọn vẹn một bộ hồ sơ, hãy tách ra: Anh X phụ trách đối chiếu số liệu đầu vào, sau đó phải chuyển cho chị Y để soạn văn bản, rồi mới đưa cho anh Z kiểm tra lại lần cuối.

Lúc này, người làm quản lý không cần phải đóng vai “ác”. Nếu anh X làm chậm, chị Y và anh Z sẽ là người trực tiếp bị ảnh hưởng, bị dồn việc. Họ sẽ tự đốc thúc, tự nhắc nhở anh X. Áp lực vô hình từ những người đồng nghiệp ngồi cạnh mình, ngày ngày nhìn thấy nhau, là thứ sức ép khủng khiếp và hiệu quả hơn bất kỳ lời nhắc nhở nào của lãnh đạo. Người chây ỳ sẽ bị đặt vào thế: Hoặc là phải làm nhanh lên cho mọi người nhờ, hoặc là sẽ bị cả phòng cô lập vì tội làm ảnh hưởng đến tiến độ chung.

2. Thuật “Lên sếp hư danh”: Chỗ ngồi trang trọng nhưng vô hại

Có một sự thật nực cười nhưng lại rất thực tế chốn công sở: Rất nhiều người không thiết tha làm việc, nhưng lại cực kỳ thích có một danh xưng, một sự nể trọng. Cái tôi của họ rất lớn. Nếu bạn chê bai, họ sẽ xù lông nhím. Vậy tại sao không làm ngược lại: Tôn vinh họ lên, nhưng đưa họ ra khỏi luồng công việc chính?

Hãy tạo ra những vùng đệm trong cơ quan, những vị trí nghe tên rất kêu, rất oai nhưng lại chẳng ảnh hưởng gì đến tiến độ công việc hàng ngày.

Cử họ làm Trưởng tiểu ban nghiên cứu truyền thống lịch sử cơ quan.

Giao họ làm Tổ trưởng tổ giám sát văn hóa công sở và cảnh quan.

Mời họ làm Cố vấn rà soát lại các quy chế cũ.

Hãy giao cho họ một góc làm việc yên tĩnh, thi thoảng trong cuộc họp khen ngợi sự sâu sắc và thâm niên của họ. Kết quả là gì? Họ sẽ vô cùng hoan hỉ, cảm thấy lòng tự trọng được vuốt ve và tự nguyện bước ra khỏi dây chuyền công việc chính đầy áp lực. Tập thể cơ quan vừa giữ được hòa khí êm ấm, tôn trọng người lớn tuổi/người cũ, cỗ máy lại vừa trút được những bánh răng nặng nề để băng băng tiến về phía trước.

3. Dọn dẹp “Phong thủy”

Những góc khuất thường là nơi rêu mốc dễ mọc. Những người hay lười biếng thường thích chọn cho mình những vị trí ngồi rất khuất: lưng quay vào tường, màn hình úp vào góc không ai nhìn thấy, hoặc ngồi tít ở căn phòng ít người qua lại. Không gian đó bao bọc lấy sự ỷ lại của họ, cho phép họ đọc báo mạng, lướt điện thoại hay buôn chuyện lặt vặt.

Giải pháp ở đây cực kỳ đơn giản: Hãy thay đổi cách bố trí chỗ ngồi. Nhân một dịp đầu năm hay cuối quý, hãy lấy lý do “sắp xếp lại phòng ốc cho thoáng đãng, tăng tính gắn kết” và chuyển chỗ ngồi của họ.

Hãy đưa bàn làm việc của những nhân sự đang “ngủ đông” ra vị trí trung tâm, nơi lãnh đạo hay đi ngang qua nhất. Quay màn hình máy tính của họ ra hướng mọi người đều nhìn thấy. Xếp họ ngồi kẹp giữa hai nhân sự trẻ đang làm việc hừng hực khí thế, gõ phím cạch cạch cả ngày.

Không cần sếp phải nhắc nhở một câu nào, chính cái không khí “ai cũng bận rộn” và “ai cũng có thể nhìn thấy mình đang làm gì” sẽ ép họ phải thay đổi hành vi. Lòng tự trọng và sự ngại ngùng sẽ không cho phép họ ngồi làm việc chậm chạp giữa một tập thể đang lao động. Ban đầu họ có thể vờ như đang gõ phím để “diễn”, nhưng diễn mãi cũng chán, cuối cùng họ sẽ phải xắn tay vào làm việc thật để giết thời gian.

4. Đánh thức lòng tự trọng

Khi một người bị đánh giá thấp quá lâu, họ sẽ sinh ra tâm lý bất cần: “Ừ tôi dở đấy, các người giỏi thì đi mà làm”. Để phá vỡ lớp băng này, hãy dùng sự tin tưởng đến mức… vô lý.

Hãy giao cho nhân sự yếu kém đó nhiệm vụ: Hướng dẫn và kèm cặp một nhân viên mới tinh vừa bước chân vào cơ quan.

“Anh/chị là người đi trước, hiểu nếp nhà của cơ quan mình nhất. Nhờ anh/chị kèm cặp cháu nó mấy tháng đầu cho cháu nó đỡ bỡ ngỡ”.

Điều kỳ diệu sẽ xảy ra. Bản năng che chở và sĩ diện của con người được đánh thức mạnh mẽ. Khi ở vị thế của một “người Thầy”, một người đi trước, họ không thể dạy người mới cách đi muộn về sớm. Họ không thể để lộ sự thiếu hiểu biết trước ánh mắt ngưỡng mộ, ngây ngô của một lính mới. Để giữ thể diện, họ buộc phải tự đọc lại tài liệu, tự chấn chỉnh lại tác phong và tỏ ra tháo vát hơn. Đôi khi, chính ngọn lửa nhiệt huyết của người trẻ lại sưởi ấm lại bầu nhiệt huyết đã nguội lạnh từ lâu của người cũ.

***

Việc quản trị con người, nhất là ở môi trường hành chính nhà nước, không phải là một phép tính cộng trừ nhân chia. Nó cũng giống như việc bạn đang chăm sóc một mảnh vườn lâu năm. Khi không thể chặt bỏ những cái cây còi cọc, cũng không thể trồng thêm cây mới, người làm vườn giỏi sẽ không buông xuôi. Họ sẽ khéo léo tỉa bớt những cành lá rườm rà, thay đổi hướng đón nắng và điều chỉnh lại luồng nước tưới.

Những nhân sự trì trệ sẽ không biến mất, họ vẫn ở đó, vẫn nhận lương, vẫn cười nói. Nhưng sự trì trệ của họ đã bị hóa giải, không còn cản đường cỗ máy chung. Bằng sự tinh tế, minh bạch và lòng trắc ẩn, chúng ta hoàn toàn có thể sắp xếp lại trật tự cơ quan, biến những điểm yếu thành nơi an toàn, để dòng chảy công việc lại trong trẻo và trôi chảy như nó vốn dĩ phải thế.

Nguyễn Anh Trung