Trong không gian tĩnh lặng của chiều muộn, bên xấp tài liệu đang chờ xử lý, những người cán bộ đã đi qua chặng đường mười mấy năm cống hiến thường tự đặt cho mình một câu hỏi mang tính bản thể: Bằng cách nào chúng ta có thể thoát khỏi sức ỳ của những quy trình hành chính rườm rà, để mỗi giờ làm việc thực sự tạo ra giá trị thặng dư cho xã hội?

Sự mệt mỏi chốn công sở hiếm khi đến từ độ khó của chuyên môn tham mưu, mà sinh ra từ lực cản của một hệ thống vận hành chưa đồng bộ. Chuỗi sáu thành tố: Họp, Báo cáo, Sự sáng tạo, Năng suất, Sản phẩm và Tăng trưởng kinh tế đang bị cắt rời, đóng khung và đôi khi tự triệt tiêu lẫn nhau. Khi một mắt xích bị lỗi nhịp, nó sẽ kéo lùi toàn bộ cỗ máy. Tuy nhiên, nếu chúng ta mạnh dạn thay đổi tư duy, áp dụng khoa học quản trị hiện đại và nhìn ra thế giới, chuỗi sáu thành tố này sẽ trở thành đòn bẩy to lớn.

Họp và báo cáo

Báo cáo và các cuộc họp vốn là công cụ sinh ra để đo lường, định hướng, kiểm soát thông tin, đồng bộ tư duy và ra quyết định. Nhưng theo thời gian, chúng ta bị cuốn vào “bệnh hình thức”. Những bản báo cáo ngày càng phình to về số lượng, số trang, tần suất, rút ngắn về thời gian yêu cầu nhưng lại thiếu đồng bộ, logic về dữ liệu thực chứng. Hệ thống ngôn ngữ hành chính bị lạm dụng bởi những đại từ định tính, chung chung như “cơ bản đáp ứng”, “đã có nhiều nỗ lực nhưng còn một số hạn chế nhất định”. Lối viết này tạo ra một tấm màn sương mù, che lấp đi tọa độ thực sự của vấn đề.

Khi dữ liệu đầu vào báo cáo thiếu tính chính xác và định lượng, các cuộc họp đương nhiên mất đi tính định hướng. Một cuộc họp kéo dài nhiều giờ đồng hồ chỉ để các bên đọc lại những gì đã viết, tranh luận quanh co để tìm kiếm bản chất sự việc, thay vì đưa ra quyết sách. Đó là một sự lãng phí tài nguyên chất xám vô cùng xót xa.

Sự thay đổi không nằm ở mệnh lệnh “phải họp ít đi”, mà nằm ở việc thiết kế lại cấu trúc thông tin. Mọi báo cáo phải được lượng hóa thành các bộ chỉ số rõ ràng, cập nhật theo thời gian thực trên các hệ thống quản trị nội bộ. Khi không còn cấp huyện trung gian, luồng chỉ đạo từ cấp tỉnh sẽ đi xuyên suốt và trực tiếp xuống tận cấp xã/ phường/ đặc khu. Sự phẳng hóa này loại bỏ hoàn toàn các khâu tổng hợp báo cáo vòng vèo và hàng loạt các cuộc họp giao ban cấp trung gian. Dữ liệu từ cơ sở dội thẳng lên màn hình trung tâm điều hành. Lúc này, phòng họp chỉ còn là nơi để lãnh đạo và các chuyên viên tham mưu hội tụ, giải quyết đúng ba hoặc năm “điểm nghẽn” đang nhấp nháy trên biểu đồ dữ liệu.

Estonia, một quốc gia tiên phong về chính phủ số, đã định nghĩa lại khái niệm “Họp”. Thông qua hệ thống e-Cabinet, toàn bộ tài liệu, số liệu báo cáo của các bộ ngành được tải lên và các thành viên chính phủ phải đọc, đánh giá, đưa ra ý kiến (đồng ý/không đồng ý) trước giờ họp. Nếu một dự thảo đã nhận được sự đồng thuận 100% trên hệ thống, nó sẽ được thông qua ngay lập tức mà không cần đưa ra bàn luận tại phiên họp trực tiếp. Kết quả: Những cuộc họp Nội các từng kéo dài 4-5 tiếng nay được rút gọn chỉ còn trung bình 30 phút. Thời gian được trả lại để các quan chức đi sâu vào thực tiễn thay vì ngồi trong phòng giấy.

Sự sáng tạo

Chúng ta thường hiểu lầm sáng tạo là sự phá cách bay bổng. Trong quản lý nhà nước, sáng tạo mang một vẻ đẹp khác: Sự tối ưu hóa, tính logic và năng lực thiết kế hệ thống. Một cán bộ không thể có tư duy sáng tạo chiến lược nếu mỗi ngày phải đối mặt với hàng núi công việc lặp đi lặp lại: tìm kiếm lại các quy định cũ, rà soát lỗi chính tả thể thức văn bản, hay thống kê số liệu đấu thầu bằng phương pháp thủ công.

Sự đột phá xuất hiện khi chúng ta chủ động đưa các Hệ sinh thái Trí tuệ Nhân tạo (AI) vào sâu trong luồng tác nghiệp. Ví dụ về một kịch bản vận hành hiện đại: Khi cần xây dựng một văn bản quy phạm pháp luật hay một dự thảo nghị quyết chuyên đề (ví dụ như văn kiện đại hội), chuyên viên chỉ cần nạp vào hệ thống các luận điểm cốt lõi. Trợ lý AI sẽ lập tức rà soát chéo với hàng ngàn văn bản luật hiện hành để đảm bảo không có sự chồng chéo, tự động sắp xếp cấu trúc logic và xuất ra một bản dự thảo sơ bộ chuẩn chỉnh về thể thức.

Con người được giải phóng hoàn toàn khỏi những rào cản mang tính kỹ thuật cơ học. Khoảng không gian tư duy được nới rộng, cho phép người cán bộ tập trung vào phần việc mà AI không thể làm: Đánh giá tác động thực tiễn của chính sách, thấu cảm với những khó khăn của doanh nghiệp và thổi hồn vào từng câu chữ quy phạm.

Chính phủ Singapore đã triển khai các trợ lý ảo AI sâu rộng trong bộ máy công vụ. Không chỉ dừng ở việc giải đáp thủ tục cho người dân, hệ thống “Smart Nation” còn cung cấp công cụ “AI drafting” cho công chức. Các công cụ này tóm tắt hàng ngàn trang tài liệu lịch sử quy hoạch, cung cấp các gợi ý về rủi ro pháp lý khi soạn thảo hợp đồng công. Bằng cách nhường phần “cơ bắp” của dữ liệu cho máy tính, công chức Singapore trở thành những nhà thiết kế chính sách (policy designers) thực thụ.

Năng suất

Khi hệ thống quá tải, phản xạ thông thường của bộ máy quản lý là siết chặt kỷ cương, ban hành các quy chế nội bộ mang tính chất răn đe. Tuy nhiên, việc sử dụng các ngôn từ nặng nề, áp đặt, hay đe dọa xử lý kỷ luật để ép tiến độ công việc là một tư duy lỗi thời. Nó chỉ tạo ra một tổ chức đầy sự sợ hãi, phòng thủ, làm việc đối phó để cốt sao không sai quy trình, từ đó triệt tiêu hoàn toàn sự chủ động dấn thân.

Năng suất chưa bao giờ sinh ra từ sự căng thẳng. Năng suất là kết quả tự nhiên của một dòng chảy trôi chảy (workflow). Khi mô hình hai cấp đi vào hoạt động thông suốt, khi AI đã xử lý phần việc thủ công, luồng công việc sẽ không còn các điểm thắt cổ chai.

Hệ thống quản lý cần thay thế các biện pháp răn đe bằng bộ công cụ đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ một cách minh bạch, tự động thông qua phần mềm. Các thông báo trễ hạn chỉ đơn thuần là những lời nhắc nhở công vụ tự động, nhẹ nhàng nhưng khách quan. Trong một môi trường làm việc hòa ái, chuyên nghiệp và được trợ lực bởi công nghệ, mỗi cá nhân sẽ tự giác làm việc với tốc độ cao nhất trong một tâm thế hoàn toàn điềm tĩnh. Năng suất cao lúc này trở thành một “thuộc tính tự nhiên” của tổ chức.

Cơ quan Kỹ thuật số Chính phủ Anh (Government Digital Service) áp dụng triết lý “Agile” (Linh hoạt) vốn của ngành phần mềm vào hành chính. Họ không đánh giá năng suất cán bộ bằng số giờ ngồi tại bàn, mà bằng tốc độ tháo gỡ khó khăn cho các dự án. Nếu một quy trình bị chậm, thay vì truy cứu trách nhiệm cá nhân bằng ngôn từ nặng nề, toàn bộ nhóm sẽ ngồi lại phân tích dữ liệu để tìm ra “vật cản hệ thống” và gỡ bỏ nó. Phương pháp này tạo ra một văn hóa công sở minh bạch, tích cực và năng suất cao gấp nhiều lần.

Sản phẩm

Cơ quan nhà nước không sản xuất ra hàng hóa thương mại, nhưng những “sản phẩm” mà chúng ta tạo ra lại quyết định vận mệnh của mọi loại hàng hóa trong xã hội. Đó là các bản quy hoạch đô thị, các nghị quyết về an sinh, quy trình thẩm định nhà thầu cho một dự án cải tạo trụ sở, hay các nền tảng dịch vụ công trực tuyến.

Một sản phẩm hành chính kém chất lượng (ví dụ: một thủ tục cấp phép đầu tư quá rườm rà) luôn là hậu quả của những cuộc họp chiếu lệ, những báo cáo thiếu trung thực và sự thiếu vắng công nghệ rà soát.

Ngược lại, khi chuỗi giá trị ở các bước trước được khơi thông, sản phẩm đầu ra sẽ đạt đến độ hoàn mỹ. Các chính sách được thiết kế từ dữ liệu định lượng chính xác sẽ đi thẳng vào đời sống mà không cần phải liên tục đính chính, sửa đổi. Một quy trình đấu thầu được minh bạch hóa trên hệ thống sẽ chọn ra được nhà thầu năng lực nhất trong thời gian ngắn nhất. Mỗi văn bản được ký ban hành lúc này là một tác phẩm mang đậm dấu ấn trí tuệ của người tham mưu, là sự cam kết về chất lượng quản trị đối với Nhân dân.

Nhật Bản áp dụng triết lý Kaizen (Cải tiến liên tục) vào các sản phẩm hành chính. Họ coi mỗi quy trình thủ tục cấp phép là một “sản phẩm” cần được gọt giũa mỗi ngày. Bằng cách lắng nghe phản hồi định lượng từ doanh nghiệp, họ liên tục cắt giảm các bước thừa. Một ví dụ điển hình là việc cấp phép kinh doanh tại một số tỉnh của Nhật được thiết kế lại thành một gói “sản phẩm” duy nhất, hoàn thành trong 24 giờ, biến các địa phương này thành điểm sáng thu hút đầu tư.

Tăng trưởng

Tất cả những nỗ lực tái cấu trúc: giảm họp, lượng hóa báo cáo, phẳng hóa bộ máy, ứng dụng AI… không chỉ để người công chức bớt vất vả. Đích đến tối thượng và thước đo sinh tử của toàn bộ sự chuyển mình này chính là Sự tăng trưởng kinh tế, sự gia tăng GRDP và sức hút đầu tư của toàn Tỉnh.

Kinh tế không thể bứt phá nếu hệ thống quản lý trì trệ. Tốc độ tăng trưởng của địa phương luôn tỷ lệ thuận với tốc độ xử lý luồng công việc của bộ máy. Khi một hồ sơ dự án bị ách tắc vài tháng trời chỉ vì chờ đợi các cuộc họp liên ngành và những báo cáo lòng vòng, đó là lúc hàng trăm tỷ đồng vốn xã hội bị đóng băng, mất đi cơ hội sinh lời và chuỗi cung ứng thương mại bị đứt gãy.

Hãy nhìn vào kịch bản khi vòng lặp (Họp – Báo cáo – Sáng tạo – Năng suất – Sản phẩm) được vận hành trơn tru. Hệ thống tinh gọn hai cấp giúp chỉ đạo của lãnh đạo tỉnh lập tức được cấp xã thực thi không sai lệch. Môi trường công tác ứng dụng mạnh mẽ AI giúp các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp được thiết kế sắc bén, đúng trọng tâm lợi thế cạnh tranh của địa phương.

Lúc này, “Sản phẩm” lớn nhất của tỉnh chính là một môi trường đầu tư minh bạch, thông thoáng và có tính dự báo cao. Dòng vốn tư bản của thế giới và các tập đoàn lớn vô cùng nhạy bén; họ luôn chảy về nơi có lực ma sát hành chính thấp nhất. Khi quy trình được rút ngắn, thủ tục được giải quyết chuẩn xác, khách quan, không chịu sự chi phối của những rào cản vô hình, địa phương sẽ tự động trở thành bến đỗ của các siêu dự án.

Dubai không đi lên chỉ nhờ dầu mỏ, mà nhờ chiến lược “Zero Bureaucracy” (Chính phủ không quan liêu). Bằng cách số hóa toàn bộ nền tảng báo cáo và thiết lập các “Siêu cơ quan” có thẩm quyền quyết định ngay lập tức dựa trên dữ liệu định lượng (bỏ qua các cuộc họp liên ngành dài dòng), Dubai đã tạo ra một môi trường đầu tư có tốc độ xử lý tính bằng giờ. Nhờ vòng lặp hành chính siêu tốc này, họ thu hút hàng ngàn tỷ USD vốn FDI, đa dạng hóa nền kinh tế, biến một vùng sa mạc thành trung tâm tài chính, du lịch và công nghệ của toàn cầu. Tăng trưởng kinh tế của họ chính là tấm huy chương cho sự tối ưu hóa năng suất hành chính.

***

Sự mệt mỏi trước những núi báo cáo và những lịch họp dày đặc không phải là bản chất vĩnh cửu của nền hành chính, mà là dấu hiệu của một cỗ máy đang chờ được nâng cấp. Bằng tư duy quản trị khoa học: Đoạn tuyệt với bệnh hình thức để hướng tới dữ liệu định lượng; ứng dụng công nghệ để giải phóng sức sáng tạo; phẳng hóa không gian quản lý để triệt tiêu độ trễ và vận hành năng suất bằng ngôn ngữ văn minh – chúng ta sẽ thiết lập lại sự cân bằng hoàn hảo.

Mỗi một giờ họp vô bổ được cắt giảm là một giờ dòng chảy kinh tế được khơi thông. Mỗi một hệ thống số liệu được minh bạch hóa là một quyết sách đầu tư đúng đắn được ban hành, kéo theo hàng ngàn cơ hội việc làm và sự sầm uất cho quê hương. Người cán bộ, với trí tuệ và sự trải nghiệm sâu sắc của mình, khi bước vào vòng lặp kiến tạo này, sẽ không chỉ đơn thuần là người hoàn thành tốt nhiệm vụ. Họ thực sự trở thành những kiến trúc sư thầm lặng, đặt những viên gạch vững chắc nhất cho sự trỗi dậy và thịnh vượng của toàn bộ nền kinh tế tỉnh nhà.

Nguyễn Anh Trung