Báo cáo chính là phương tiện chủ đạo để truyền tải thông tin, phản ánh thực trạng, tổng kết kinh nghiệm và quan trọng hơn cả là làm cơ sở cho những quyết sách chiến lược của các cơ quan Đảng và Nhà nước. Một báo cáo chất lượng có thể ví như một chiếc la bàn tin cậy, giúp người lãnh đạo định hướng đúng đắn con tàu tập thể. Thế nhưng, có một thực tế là không phải lúc nào những “chiếc la bàn” này cũng hoạt động một cách hoàn hảo. Đôi khi, chúng ta vẫn thấy những bản báo cáo còn nặng về hình thức, sa đà vào kể lể thành tích mà chưa thực sự chạm đến “phần hồn” của vấn đề, chưa phản ánh trọn vẹn và sâu sắc bức tranh thực tại.

Một trong những biểu hiện khiến chất lượng báo cáo chưa đạt như kỳ vọng là tình trạng “làm ít báo cáo nhiều”. Dường như có một áp lực vô hình về việc phải chứng tỏ sự bận rộn, phải liên tục có sản phẩm “đầu ra” là những trang báo cáo dày dặn. Điều này đôi khi dẫn đến việc những hoạt động thường nhật, những công việc có quy mô nhỏ lại được mô tả, phân tích một cách quá mức cần thiết, sử dụng những ngôn từ hoa mỹ nhưng lại thiếu đi sự cô đọng và thông tin thực chất. Gánh nặng của việc “sản xuất” báo cáo theo kiểu này không chỉ làm tiêu tốn thời gian của cán bộ – thời gian đáng lẽ có thể dành cho những công việc chuyên môn sâu hơn, mang lại giá trị cụ thể hơn – mà còn tạo ra một “biển” thông tin, khiến người đọc, người phê duyệt khó lòng nắm bắt được đâu là trọng tâm, đâu là vấn đề cần ưu tiên giải quyết. Tâm lý e ngại bị đánh giá là “ít việc” hoặc một thói quen chạy theo thành tích bề nổi có thể là những nguyên nhân sâu xa của hiện tượng này.

Song hành với sự dài dòng không cần thiết là một điểm yếu khác: sự thiếu hụt hoặc mờ nhạt của các số liệu, dữ liệu minh chứng thuyết phục. Nhiều báo cáo vẫn dừng lại ở việc mô tả tình hình một cách chung chung, đưa ra những nhận định mang tính định tính, cảm tính như “đã có những chuyển biến tích cực”, “đạt được nhiều kết quả khả quan” hay “công tác triển khai còn gặp một số khó khăn”. Ngay cả khi có số liệu, chúng thường được trình bày một cách rời rạc, thiếu sự phân tích, so sánh đối chiếu theo dòng thời gian hoặc giữa các đơn vị, địa phương để làm bật lên xu hướng, tính quy luật hay những điểm bất thường cần lưu ý. Báo cáo mà thiếu đi “tiếng nói của con số” thì chẳng khác nào một bức tranh thiếu đi những gam màu chủ đạo, khó lòng phác họa rõ nét hiện thực. Số liệu không chỉ để minh họa, mà phải là công cụ để phân tích, đánh giá, dự báo và quan trọng hơn là để đo lường hiệu quả. Khi thiếu vắng điều này, báo cáo khó có thể trở thành cơ sở vững chắc cho việc ra quyết định.

Một thách thức không nhỏ nữa trong việc nâng cao chất lượng báo cáo chính là khâu thu thập, tổng hợp và xác minh tính chính xác của dữ liệu đầu vào. Để có những con số “biết nói”, cần một hệ thống thu thập thông tin bài bản, khoa học từ cơ sở. Tuy nhiên, ở nhiều nơi, việc này vẫn còn thực hiện thủ công, thiếu đồng bộ, dẫn đến số liệu có thể không đầy đủ, không kịp thời hoặc thậm chí thiếu tin cậy. Áp lực về thành tích đôi khi cũng khiến nảy sinh tình trạng “làm đẹp” số liệu, khiến cho bức tranh được phản ánh trong báo cáo trở nên sai lệch so với thực tế. Việc này cực kỳ nguy hiểm, bởi nó có thể dẫn đến những quyết sách sai lầm, gây lãng phí nguồn lực và làm suy giảm niềm tin.

Bên cạnh đó, một thực trạng khá phổ biến là văn hóa “sao chép – dán” (copy-paste) và sự thiếu vắng tư duy phân tích, phản biện sâu sắc trong nhiều báo cáo. Không ít trường hợp, báo cáo được tổng hợp một cách cơ học từ các báo cáo của cấp dưới hoặc từ các văn bản đã có, mà thiếu đi sự chọn lọc, phân tích, đối chiếu và đưa ra những nhận định, đánh giá mang tính độc lập, sáng tạo của người viết. Thông tin có thể nhiều, nhưng tri thức được chắt lọc từ đó lại ít. Báo cáo lúc này chỉ dừng lại ở việc liệt kê sự việc, thay vì làm rõ bản chất, nguyên nhân của vấn đề, dự báo các xu hướng và mạnh dạn đề xuất những giải pháp đột phá. Điều này cho thấy sự thiếu đầu tư về trí tuệ, về nỗ lực tư duy của một bộ phận cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp.

Đôi khi, báo cáo được thực hiện chỉ vì đó là một yêu cầu định kỳ, một “thủ tục” phải hoàn thành, chứ chưa thực sự xuất phát từ nhu cầu thông tin bức thiết để giải quyết một vấn đề cụ thể. Tình trạng “báo cáo để báo cáo” này dẫn đến một lượng lớn văn bản được tạo ra nhưng có thể không được đọc kỹ, không được khai thác hết giá trị, hoặc thậm chí chỉ được lướt qua rồi lưu trữ. Điều này không chỉ gây lãng phí mà còn làm giảm ý nghĩa và tầm quan trọng của hoạt động báo cáo.

Một khía cạnh quan trọng khác là sự kết nối giữa báo cáo và hành động. Ngay cả khi có một bản báo cáo chất lượng, nêu đúng vấn đề, đề xuất giải pháp khả thi, thì liệu những nội dung đó có thực sự được đưa vào quá trình hoạch định chính sách, có tạo ra những thay đổi cụ thể hay không, hay chỉ dừng lại ở việc “ghi nhận và lưu văn thư”? Nếu không có một cơ chế theo dõi, đánh giá việc tiếp thu và triển khai các kiến nghị từ báo cáo, thì động lực để đầu tư công sức, trí tuệ vào việc xây dựng những báo cáo thực chất sẽ dần mai một.

Để mỗi trang báo cáo thực sự là một sản phẩm trí tuệ có giá trị, chúng ta cần một cuộc cách mạng trong tư duy và hành động. Trước hết, vai trò của người đứng đầu, của lãnh đạo các cấp là vô cùng quan trọng. Lãnh đạo phải là người tiên phong trong việc yêu cầu và tạo điều kiện cho sự ra đời của những báo cáo thực chất: ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề, dựa trên số liệu tin cậy và có những phân tích, kiến nghị sâu sắc. Chính sự gương mẫu, quyết liệt của lãnh đạo trong việc sử dụng thông tin từ báo cáo để ra quyết định sẽ là thông điệp mạnh mẽ nhất, định hướng cho toàn hệ thống. Cần dũng cảm loại bỏ những báo cáo hình thức, chỉ tập trung vào những thông tin thực sự cần thiết cho công tác quản lý, điều hành.

Song song đó, việc xây dựng và chuẩn hóa các quy định, hướng dẫn về công tác báo cáo là cấp thiết. Cần có những tiêu chí rõ ràng về nội dung, cấu trúc, yêu cầu về số liệu đối với từng loại báo cáo, phù hợp với từng cấp, từng ngành. Việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, xây dựng các cơ sở dữ liệu dùng chung, các phần mềm hỗ trợ thu thập, phân tích và trình bày số liệu trực quan sẽ giúp giảm tải công việc thủ công, tăng tính chính xác và kịp thời của thông tin. Đồng thời, cần nghiên cứu để tinh giản hệ thống báo cáo, loại bỏ những báo cáo trùng lắp, không thực sự cần thiết.

Nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp là một giải pháp không thể thiếu. Họ cần được bồi dưỡng không chỉ về kỹ năng viết, trình bày văn bản, mà quan trọng hơn là tư duy phản biện, khả năng phân tích dữ liệu, nhận diện vấn đề và kỹ năng đề xuất giải pháp dựa trên bằng chứng. Một nền văn hóa công vụ khuyến khích sự thẳng thắn, “dám nói thật”, dám chỉ ra yếu kém và sẵn sàng tiếp thu ý kiến phản biện cũng cần được vun đắp.

Cuối cùng, phải có cơ chế giám sát, đánh giá và phản hồi chất lượng báo cáo một cách nghiêm túc, thường xuyên. Những báo cáo tốt, có giá trị thực tiễn cao cần được ghi nhận, phổ biến kinh nghiệm. Ngược lại, những báo cáo hời hợt, thiếu thực chất cần được chỉ ra để kịp thời chấn chỉnh. Cần tạo ra một vòng lặp liên tục: Báo cáo – Phân tích – Ra quyết định – Hành động – Đánh giá – và tiếp tục cải tiến báo cáo.

***

Chuyển đổi phương thức báo cáo theo hướng thực chất hơn không chỉ đơn thuần là cải cách thủ tục hành chính. Đó là một hành trình nâng cao năng lực quản trị quốc gia, hướng tới một nền công vụ minh bạch, hiệu lực, hiệu quả, phục vụ ngày càng tốt hơn lợi ích của Nhân dân và sự phát triển bền vững của đất nước. Khi mỗi bản báo cáo trở thành một nguồn thông tin đáng tin cậy, một công cụ phân tích sắc bén, chúng sẽ thực sự là những “viên gạch” vững chắc xây dựng nên những quyết sách đúng đắn, đưa đất nước vững bước tiến lên.

Nguyễn Anh Trung