Việt Nam đang đứng trước một bước ngoặt quan trọng trong cải cách hành chính công với chủ trương sáp nhập các đơn vị hành chính cấp tỉnh và định hình lại mô hình chính quyền địa phương theo hướng tinh gọn chỉ còn hai cấp (tỉnh và xã/phường), nâng cao hiệu lực, hiệu quả. Đây là một cơ hội mang tính lịch sử để thiết kế lại căn bản cách thức nhà nước vận hành, tương tác và phục vụ. Trong cuộc chuyển mình sâu sắc này, việc kiến tạo một Chính quyền điện tử (CQĐT) trở thành một yêu cầu tiên quyết, một trụ cột nền tảng để đảm bảo sự thành công và bền vững của toàn bộ quá trình cải cách. Thiếu vắng một chiến lược CQĐT được xây dựng bài bản, thông minh và khả thi, những nỗ lực tinh gọn bộ máy và mở rộng không gian phát triển có nguy cơ bị cản trở bởi sự gián đoạn dịch vụ, sự hỗn loạn dữ liệu, tình trạng kém hiệu quả kéo dài. Do đó, việc đầu tư trí tuệ và nguồn lực để xây dựng CQĐT ngay từ giai đoạn đầu của quá trình sáp nhập và chuyển đổi mô hình là nhiệm vụ chiến lược, cấp bách.

Tích hợp hệ thống và tái định hình quy trình

Quá trình hợp nhất các tỉnh và chuyển đổi sang mô hình hai cấp đặt ra những bài toán vô cùng phức tạp cho việc xây dựng CQĐT, đòi hỏi những lời giải sáng tạo vượt lên trên các cách tiếp cận thông thường. Thách thức lớn nhất và tức thời nhất chính là sự phân mảnh về công nghệ và dữ liệu. Mỗi tỉnh trước khi sáp nhập thường vận hành trên những nền tảng hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) riêng biệt, sử dụng các hệ thống phần mềm ứng dụng khác nhau, quản lý các cơ sở dữ liệu (CSDL) theo những tiêu chuẩn và cấu trúc không đồng nhất, đồng thời áp dụng các quy trình nghiệp vụ đã được số hóa ở các mức độ khác nhau. Ví dụ, tỉnh A có thể đang sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử X, trong khi tỉnh B dùng hệ thống Y; CSDL đất đai của tỉnh A chạy trên nền tảng Oracle với định dạng dữ liệu riêng, còn tỉnh B lại dùng SQL Server với bộ trường thông tin khác biệt. Việc hợp nhất những “ốc đảo công nghệ” này thành một hệ sinh thái số thống nhất, liên thông không chỉ đòi hỏi nguồn lực tài chính và kỹ thuật khổng lồ mà còn tiềm ẩn rủi ro nghiêm trọng về mất mát dữ liệu, sai lệch thông tin, đặc biệt là đối với các CSDL cốt lõi như dân cư, đất đai, doanh nghiệp, vốn là tài sản vô giá của quốc gia.

Tuy nhiên, chính thách thức này lại mở ra một cơ hội vàng để “đập đi xây lại”, loại bỏ các hệ thống cũ kỹ, chồng chéo, thiếu hiệu quả và xây dựng một nền tảng dữ liệu dùng chung (shared data platform) mạnh mẽ, chuẩn hóa theo các kiến trúc hiện đại như Kho dữ liệu (Data Warehouse) hay Hồ dữ liệu (Data Lake), tạo ra một “bộ gen số” thống nhất, minh bạch và tin cậy cho tỉnh mới. Đây là dịp để áp đặt các tiêu chuẩn mở, đảm bảo khả năng tương tác và mở rộng trong tương lai.

Song song với thách thức về công nghệ và dữ liệu là yêu cầu cấp thiết phải tái cấu trúc lại toàn bộ quy trình hành chính và dịch vụ công cho phù hợp với cấu trúc tổ chức mới gồm hai cấp. Việc bê nguyên các quy trình cũ, vốn được thiết kế cho mô hình ba hoặc bốn cấp, lên môi trường số của tỉnh mới sẽ tạo ra sự lúng túng, kém hiệu quả và không phát huy được lợi thế của việc tinh gọn bộ máy. Chẳng hạn, một thủ tục cấp phép xây dựng trước đây có thể cần sự phê duyệt tuần tự qua cấp xã, cấp huyện rồi mới đến sở chuyên ngành cấp tỉnh. Với mô hình hai cấp, quy trình này cần được thiết kế lại hoàn toàn: bước nào do cấp xã thực hiện (tiếp nhận, kiểm tra ban đầu?), bước nào do cấp tỉnh (thẩm định, phê duyệt?) và làm sao để luồng công việc điện tử diễn ra trơn tru, minh bạch, cắt giảm tối đa thời gian và chi phí cho người dân, doanh nghiệp? Đây chính là cơ hội để thực hiện một cuộc cách mạng thực sự trong tư duy cung cấp dịch vụ công, chuyển từ cách tiếp cận dựa trên quy trình quản lý của cơ quan nhà nước sang cách tiếp cận lấy người dùng làm trung tâm. Phải rà soát, đơn giản hóa triệt để từng thủ tục, loại bỏ mọi bước không cần thiết, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ để tự động hóa các tác vụ lặp lại và cung cấp dịch vụ đa kênh (omnichannel) liền mạch, từ cổng dịch vụ công trực tuyến, ứng dụng di động đến các kênh tương tác khác, đảm bảo người dân dù ở đâu, sử dụng phương tiện nào cũng có thể tiếp cận dịch vụ một cách thuận tiện nhất.

Vượt qua rào cản con người

Công nghệ và quy trình dù hiện đại đến đâu cũng không thể vận hành hiệu quả nếu thiếu yếu tố con người và một môi trường an toàn. Quá trình sáp nhập và tái cấu trúc không tránh khỏi gây ra những xáo trộn lớn về tâm lý, vị trí việc làm và đòi hỏi năng lực mới từ đội ngũ cán bộ, công chức (CBCC). CBCC từ các đơn vị khác nhau có thể có trình độ CNTT không đồng đều, những thói quen làm việc và văn hóa công vụ khác biệt. Sự lo lắng về tương lai, nỗi sợ phải học cái mới và thay đổi cách làm việc quen thuộc có thể tạo ra sức ì và sự kháng cự đối với chuyển đổi số. Bên cạnh đó, việc vận hành một hệ thống CQĐT phức tạp, quy mô lớn đòi hỏi một đội ngũ nhân lực chất lượng cao chuyên sâu về CNTT, quản trị dữ liệu, phân tích chính sách và đặc biệt là an toàn, an ninh mạng – một lĩnh vực đang thiếu hụt nhân sự trầm trọng. Tuy nhiên, chính bối cảnh thay đổi mang tính cách mạng này lại tạo ra động lực mạnh mẽ để tái đào tạo, nâng cao năng lực số cho toàn bộ đội ngũ CBCC, xây dựng một văn hóa làm việc mới dựa trên hiệu quả, sự minh bạch và tinh thần phục vụ được hỗ trợ bởi công nghệ và dữ liệu. Đây cũng là cơ hội để tỉnh mới xây dựng các chính sách đột phá nhằm thu hút và giữ chân nhân tài công nghệ, tạo ra một môi trường làm việc năng động, sáng tạo trong khu vực công.

Đồng thời, việc hợp nhất hệ thống và mở rộng quy mô CQĐT cũng làm gia tăng đáng kể các rủi ro về an toàn, an ninh mạng. Một hệ thống lớn hơn, phức tạp hơn với nhiều điểm kết nối giữa các thành phần cũ và mới sẽ tạo ra một bề mặt tấn công rộng lớn hơn cho tin tặc. Việc tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn làm tăng nguy cơ rò rỉ thông tin nhạy cảm. Các cuộc tấn công mạng tinh vi như mã độc tống tiền (ransomware), tấn công từ chối dịch vụ (DDoS), hay các chiến dịch đánh cắp dữ liệu có thể gây tê liệt hoạt động của chính quyền, thiệt hại kinh tế. Thêm vào đó, việc đảm bảo chủ quyền quốc gia đối với dữ liệu, đặc biệt là các CSDL quan trọng, trong bối cảnh có thể phải sử dụng các nền tảng điện toán đám mây hoặc công nghệ từ nhà cung cấp nước ngoài, cũng là một bài toán cần được giải quyết thấu đáo. Nhưng thách thức này cũng chính là cơ hội để thiết kế lại toàn bộ kiến trúc an ninh mạng của tỉnh mới một cách bài bản, tổng thể và hiện đại hơn. Thay vì chắp vá các giải pháp bảo mật riêng lẻ, tỉnh mới có thể đầu tư xây dựng một Trung tâm Giám sát An toàn không gian mạng (SOC) tập trung, ứng dụng các công nghệ tiên tiến như Trí tuệ nhân tạo (AI) để phân tích và phát hiện sớm các mối đe dọa, triển khai các mô hình bảo mật tiên tiến như Zero Trust (không tin cậy mặc định) và áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế để tạo ra một “lá chắn số” vững chắc bảo vệ tài sản thông tin và đảm bảo sự vận hành ổn định của CQĐT.

Từ hạ tầng linh hoạt đến dịch vụ thông minh

Để biến thách thức thành cơ hội và hiện thực hóa tầm nhìn về một CQĐT hiệu quả, cần triển khai một tập hợp các giải pháp đồng bộ, thông minh và có tính khả thi cao, bắt đầu từ việc xây dựng nền tảng hạ tầng và kiến trúc. Thay vì cố gắng vá víu các hệ thống cũ, tỉnh mới cần đầu tư xây dựng một Nền tảng tích hợp và chia sẻ dữ liệu cấp tỉnh (LGSP – Local Government Service Platform) thế hệ mới. Nền tảng này không chỉ đơn thuần là một trục liên thông văn bản mà phải được thiết kế dựa trên kiến trúc microservices linh hoạt và các giao diện lập trình ứng dụng (API) mở. Điều này cho phép các ứng dụng, dù là kế thừa từ các tỉnh cũ hay được phát triển mới, đều có thể dễ dàng kết nối, trao đổi dữ liệu và tương tác với nhau. Quan trọng hơn, LGSP mới cần tích hợp sẵn các công cụ quản lý dữ liệu chủ (Master Data Management – MDM) mạnh mẽ để tự động hóa việc làm sạch, chuẩn hóa, hợp nhất và loại bỏ trùng lặp dữ liệu từ các nguồn khác nhau, đảm bảo tính nhất quán và tin cậy của thông tin trên toàn tỉnh. Song song đó, việc áp dụng mô hình điện toán đám mây, ưu tiên đám mây lai (Hybrid Cloud) hoặc đám mây dùng riêng (Private Cloud) được xây dựng tại tỉnh hoặc thuê từ các nhà cung cấp uy tín trong nước, sẽ giúp tối ưu hóa chi phí đầu tư hạ tầng, mang lại khả năng co giãn linh hoạt theo nhu cầu và đảm bảo an ninh, chủ quyền dữ liệu. Tất nhiên, một mạng truyền số liệu chuyên dùng (WAN) tốc độ cao, ổn định, kết nối thông suốt từ trung tâm dữ liệu cấp tỉnh đến từng đơn vị cấp xã là điều kiện tiên quyết không thể thiếu.

Trên nền tảng hạ tầng và dữ liệu vững chắc đó, việc tái thiết kế các dịch vụ công và quy trình nghiệp vụ mới thực sự phát huy hiệu quả. Mục tiêu là xây dựng một Cổng Dịch vụ công (DVC) hợp nhất và duy nhất cho toàn tỉnh mới, nơi người dân và doanh nghiệp có thể tìm thấy và thực hiện mọi thủ tục hành chính trực tuyến thuộc thẩm quyền của cả cấp tỉnh và cấp xã. Cổng DVC này không chỉ là nơi nộp hồ sơ, mà cần được cá nhân hóa trải nghiệm người dùng, ví dụ như tự động gợi ý các dịch vụ liên quan dựa trên lịch sử giao dịch hoặc thông tin cá nhân (sau khi được sự đồng ý), tích hợp trợ lý ảo (chatbot) sử dụng AI để giải đáp thắc mắc 24/7, hỗ trợ thanh toán trực tuyến đa dạng và ứng dụng chữ ký số cá nhân một cách thuận tiện.

Điểm mấu chốt là phải thực hiện Số hóa và Tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ từ gốc (BPR – Business Process Reengineering). Thay vì chỉ đơn giản là scan hồ sơ giấy và luân chuyển file PDF, cần phân tích kỹ lưỡng từng bước trong các quy trình nghiệp vụ cốt lõi (như cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đăng ký kinh doanh, giải quyết chế độ chính sách…), loại bỏ các khâu trung gian không cần thiết trong mô hình hai cấp, tự động hóa các tác vụ thủ công, lặp đi lặp lại bằng công nghệ RPA (Robotic Process Automation), và xây dựng một luồng xử lý hồ sơ hoàn toàn điện tử, minh bạch từ đầu đến cuối. Ví dụ, việc đối chiếu thông tin công dân khi nộp hồ sơ có thể được tự động hóa hoàn toàn thông qua kết nối với CSDL quốc gia về dân cư. Đồng thời, cần phát triển đa dạng các kênh tương tác (Omnichannel) bên cạnh Cổng DVC và ứng dụng di động, như tổng đài thông minh có khả năng tự động trả lời các câu hỏi thường gặp, các trang Zalo Official Account của chính quyền địa phương, hay các Kiosk thông tin đặt tại các điểm công cộng, trụ sở UBND xã/phường, giúp mọi người dân, kể cả những người gặp khó khăn trong việc sử dụng công nghệ, đều có thể dễ dàng tiếp cận thông tin và dịch vụ.

Khai thác sức mạnh dữ liệu và nuôi dưỡng văn hóa số

CQĐT thực sự thông minh không chỉ dừng lại ở việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến, mà còn phải có khả năng khai thác hiệu quả nguồn tài nguyên dữ liệu khổng lồ được tạo ra trong quá trình vận hành để phục vụ công tác quản lý, điều hành và ra quyết định. Điều này đòi hỏi phải xây dựng một Kho dữ liệu dùng chung (Data Warehouse) và Hồ dữ liệu (Data Lake) cấp tỉnh đủ mạnh để tập trung, tích hợp dữ liệu từ vô số nguồn khác nhau: từ các CSDL chuyên ngành của các sở, ban, ngành (y tế, giáo dục, giao thông, thuế…), dữ liệu từ các hệ thống cảm biến IoT (quan trắc môi trường, giám sát giao thông…), đến cả dữ liệu phi cấu trúc từ mạng xã hội hay phản ánh của người dân. Trên nền tảng dữ liệu hợp nhất này, việc triển khai các công cụ Phân tích dữ liệu lớn (Big Data Analytics) và ứng dụng Trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ mở ra những khả năng vô tận: dự báo các xu hướng kinh tế – xã hội, cảnh báo sớm dịch bệnh dựa trên phân tích dữ liệu y tế, tối ưu hóa luồng giao thông, đánh giá tác động của các chính sách một cách khách quan, phát hiện các hành vi gian lận hoặc bất thường trong quản lý tài chính, đất đai… Các bảng điều khiển thông minh (Dashboard) trực quan hóa dữ liệu sẽ cung cấp cho lãnh đạo các cấp bức tranh toàn cảnh theo thời gian thực, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn. Bên cạnh đó, việc mở dữ liệu (Open Data) một cách có chọn lọc, công khai các bộ dữ liệu không nhạy cảm dưới định dạng máy đọc được thông qua một cổng dữ liệu mở cấp tỉnh, sẽ khuyến khích sự tham gia của cộng đồng, các nhà nghiên cứu và doanh nghiệp trong việc khai thác, sáng tạo ra các ứng dụng và dịch vụ mới có giá trị cho xã hội.

Tuy nhiên, mọi nỗ lực công nghệ sẽ trở nên vô nghĩa nếu không có sự thay đổi căn bản trong năng lực và văn hóa làm việc của đội ngũ CBCC. Cần triển khai các chương trình đào tạo, bồi dưỡng năng lực số một cách toàn diện và liên tục, không chỉ về kỹ năng sử dụng phần mềm mà còn về tư duy phân tích dữ liệu, kỹ năng đảm bảo an toàn thông tin và quan trọng nhất là tinh thần đổi mới, sẵn sàng thích ứng. Các chương trình này cần được thiết kế linh hoạt, phù hợp với từng đối tượng, từ lãnh đạo cấp cao đến CBCC trực tiếp xử lý hồ sơ tại cấp xã. Song song đó, công tác truyền thông và quản lý sự thay đổi phải được thực hiện bài bản, nhấn mạnh vào lợi ích mà CQĐT mang lại cho chính CBCC (giảm tải công việc thủ công, nâng cao hiệu quả) và cho người dân, doanh nghiệp. Việc xây dựng một văn hóa số, nơi dữ liệu được coi trọng, công nghệ được ứng dụng thường xuyên và việc học hỏi, cải tiến liên tục được khuyến khích, là yếu tố then chốt để CQĐT thực sự đi vào cuộc sống. Cuối cùng, việc hoàn thiện thể chế, chính sách, rà soát và sửa đổi các quy định pháp luật liên quan để tạo hành lang pháp lý thông thoáng cho giao dịch điện tử, chia sẻ dữ liệu, bảo vệ thông tin cá nhân, và đa dạng hóa nguồn lực đầu tư (kết hợp ngân sách nhà nước với các hình thức đối tác công-tư, thuê dịch vụ) là những yếu tố đảm bảo mang tính nền tảng cho sự thành công và bền vững của CQĐT trong bối cảnh mới.

Lộ trình chuyển đổi

Quá trình xây dựng CQĐT trong bối cảnh sáp nhập tỉnh và chuyển đổi mô hình hai cấp cần được thực hiện theo một lộ trình khoa học, có trọng tâm, trọng điểm. Giai đoạn chuẩn bị, ngay trước và khi bắt đầu triển khai sáp nhập, cần tập trung vào việc thành lập bộ máy chỉ đạo thống nhất, khảo sát kỹ lưỡng hiện trạng, xây dựng kiến trúc tổng thể và kế hoạch chi tiết, đồng thời ban hành các quy định tạm thời để đảm bảo sự phối hợp và duy trì hoạt động của các dịch vụ thiết yếu. Giai đoạn xây dựng nền tảng (1-2 năm đầu) sẽ tập trung vào việc hợp nhất hạ tầng cốt lõi (mạng, trung tâm dữ liệu), triển khai LGSP và các CSDL dùng chung đã được chuẩn hóa, ra mắt Cổng DVC hợp nhất với các dịch vụ ưu tiên, số hóa các bộ thủ tục hành chính quan trọng và đào tạo kỹ năng số cơ bản cho CBCC. Giai đoạn tăng tốc và tối ưu (3-5 năm tiếp theo) là lúc hoàn thiện hệ sinh thái ứng dụng, phát triển các dịch vụ thông minh dựa trên dữ liệu và AI, mở rộng kênh tương tác, triển khai kho dữ liệu và nền tảng phân tích lớn, bắt đầu mở dữ liệu và nâng cao năng lực số chuyên sâu. Cuối cùng, giai đoạn phát triển bền vững sẽ tập trung vào việc liên tục cập nhật công nghệ, tối ưu hóa hệ thống, thúc đẩy đổi mới sáng tạo không ngừng và lan tỏa văn hóa số trong toàn xã hội.

Sáp nhập tỉnh và tái cấu trúc chính quyền địa phương là một cuộc cải cách thể chế sâu rộng và xây dựng CQĐT chính là cuộc cách mạng về phương thức để thể chế đó vận hành hiệu quả nhất. Đây là một hành trình đầy thách thức, đòi hỏi sự đầu tư lớn về trí tuệ, nguồn lực và thời gian. Tuy nhiên, phần thưởng mang lại là vô cùng to lớn: một nền hành chính hiện đại, minh bạch, hiệu lực, hiệu quả, lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ, giải phóng nguồn lực cho phát triển, nâng cao năng lực cạnh tranh và củng cố niềm tin của xã hội. Để thành công, bên cạnh các giải pháp công nghệ thông minh và lộ trình khoa học, yếu tố quyết định nằm ở tầm nhìn chiến lược, quyết tâm chính trị sắt đá của lãnh đạo tỉnh mới, sự vào cuộc quyết liệt và đồng bộ của cả hệ thống chính trị, sự thay đổi trong nhận thức và hành động của từng CBCC, cùng với sự tham gia, giám sát và ủng hộ tích cực của cộng đồng doanh nghiệp và mọi người dân. Với một cam kết mạnh mẽ và cách tiếp cận đúng đắn, việc xây dựng CQĐT thành công trong bối cảnh đặc biệt này không chỉ là khả thi mà còn là đòn bẩy quan trọng, góp phần hiện thực hóa khát vọng về một Việt Nam số hùng cường và thịnh vượng.

Nguyễn Anh Trung