Chúng ta, những cán bộ, công chức (CBCC), thường xuyên đối mặt với guồng công việc đòi hỏi sự chính xác, tuân thủ quy trình và hoàn thành đúng thời hạn. Áp lực từ khối lượng công việc lớn và đôi khi là các quy trình phức tạp là điều mà hầu hết chúng ta đều cảm nhận được. Chắc hẳn bạn đã từng tìm kiếm và áp dụng nhiều phương pháp quản lý thời gian, từ việc lập danh sách ưu tiên đến sử dụng các công cụ nhắc việc. Những cách này rất hữu ích, nhưng đôi khi, chúng ta vẫn cảm thấy mình có thể làm tốt hơn, nhanh hơn và quan trọng là cảm thấy nhẹ nhàng hơn trong công việc.

Bài viết này không lặp lại những lời khuyên quen thuộc đó. Thay vào đó, với tất cả vốn kinh nghiệm công tác mà tôi đã đúc kết được qua nhiều năm gắn bó với môi trường này, tôi muốn cùng bạn bước vào một hành trình khám phá những cách tiếp cận hoàn toàn mới mẻ, những “mẹo” tư duy sáng tạo và những kỹ thuật thực tế mà tôi tin rằng đặc biệt hữu ích và khả thi trong môi trường công vụ của chúng ta. Mục tiêu không chỉ đơn giản là “làm cho xong việc”, mà là làm thế nào để chúng ta có thể tối ưu hóa từng phút giây, “hack” các quy trình một cách thông minh, tận dụng hiệu quả công nghệ và quan trọng là khơi dậy được sự hứng khởi trong chính công việc hàng ngày của mình. Hãy cùng tôi xem làm thế nào để biến những thách thức về thời gian và tiến độ thành cơ hội để làm việc hiệu quả vượt trội và tìm thấy nhiều niềm vui hơn bạn nhé!

Mở lòng đón nhận góc nhìn mới

Thường thì chúng ta hay nghĩ công việc của CBCC là làm theo quy trình, xử lý hồ sơ, soạn thảo văn bản theo yêu cầu. Điều đó đúng, nhưng chưa đủ. Hãy thử hình dung mình không chỉ là người “làm theo”, mà còn là một “kiến trúc sư thông tin“. Nghe hơi “kêu” nhưng thực ra rất đơn giản. Trước khi bắt tay vào viết một báo cáo hay công văn, hãy dừng lại một chút và tự hỏi: “Mục đích chính của văn bản này là gì nhỉ? Ai sẽ đọc nó và họ cần thông tin gì nhất?”. Thay vì viết tràn lan, mình hãy sắp xếp các ý thật logic, dùng tiêu đề phụ rõ ràng, gạch đầu dòng mạch lạc, thậm chí là một cái bảng biểu đơn giản. Giống như xây một ngôi nhà, mình cần có bản thiết kế trước, biết phòng nào đặt ở đâu, cửa mở hướng nào, thì xây mới nhanh và chuẩn được. Làm như vậy, văn bản của bạn không chỉ dễ hiểu, dễ duyệt hơn mà còn giảm bớt khả năng bị “trả về” yêu cầu sửa đi sửa lại, tiết kiệm kha khá thời gian đấy!

Song song đó, hãy thử đóng vai một “nhà giải mã quy trình“. Quy trình được đặt ra là có lý do của nó, nhưng đôi khi mình chỉ làm theo mà chưa thực sự hiểu “vì sao”. Hãy thử tìm hiểu xem, bước A này nhằm mục đích gì? Bước B kia giải quyết vấn đề nào? Khi hiểu rõ “luật chơi”, bạn sẽ bắt đầu nhìn ra những “lối đi tắt” thông minh mà vẫn đảm bảo đúng quy định. Ví dụ, liệu có việc gì mình có thể chuẩn bị trước trong lúc chờ khâu khác xử lý không? Hay ai là người thường xử lý lâu nhất trong chuỗi công việc, mình có thể chủ động cung cấp thông tin đầy đủ, rõ ràng cho họ ngay từ đầu để mọi thứ trôi chảy hơn không? Đôi khi, chỉ cần hiểu sâu hơn một chút, bạn đã có thể “lách” qua những chỗ tắc nghẽn thường gặp rồi.

Làm việc thông minh hơn

Có một khái niệm rất hay từ giới khởi nghiệp mà chúng ta có thể “vay mượn”, đó là “Tư duy MVP hành chính”. MVP là viết tắt của “Sản phẩm khả dụng tối thiểu”. Thay vì cố gắng làm một văn bản, một báo cáo hoàn hảo đến từng dấu chấm, dấu phẩy ngay từ lần đầu (việc này cực kỳ tốn thời gian và đôi khi làm mình bị “khớp”, không dám bắt đầu), hãy tập trung tạo ra một phiên bản “đủ dùng”, đủ ý chính, rõ ràng cốt lõi nhất có thể. Giống như nấu ăn, mình cứ nêm nếm cơ bản trước, rồi tùy khẩu vị người ăn mà gia giảm thêm sau. Bản dự thảo “đủ dùng” này sẽ giúp bạn nhanh chóng lấy được ý kiến phản hồi, hoặc chuyển sang bước tiếp theo. Sau đó, dựa trên góp ý hoặc yêu cầu cụ thể, mình sẽ tinh chỉnh, bổ sung. Cách này giúp công việc tiến triển liên tục, tránh bị “đứng hình” vì cầu toàn quá mức.

Một “chiêu” nữa là thử áp dụng cách làm việc theo “Sprint” như trong phát triển phần mềm. Nghe lạ tai nhưng rất hiệu quả. Thay vì nhìn vào cả núi công việc và cảm thấy ngợp, hãy chia nhỏ chúng ra thành từng “chặng đua” ngắn, gọi là “sprint” (ví dụ: mục tiêu hoàn thành 2 báo cáo và xử lý 10 vấn đề quan trọng trong 2 ngày). Trong mỗi “sprint”, hãy xác định rõ việc gì là ưu tiên số một cần phải xong. Sự tập trung cao độ vào một nhóm việc cụ thể trong thời gian ngắn sẽ giúp bạn hoàn thành chúng dứt điểm, tạo cảm giác chiến thắng nho nhỏ và có động lực để tiếp tục “chặng đua” tiếp theo. Bạn có thể tự “họp” với chính mình 5-10 phút mỗi sáng để xác định 2-3 việc quan trọng nhất cần làm trong ngày, và cuối ngày xem lại mình đã làm được gì. Rất đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả để giữ mình đi đúng hướng.

Xây dựng “Hệ sinh thái” hỗ trợ xung quanh

Công việc không chỉ có bạn và máy tính. Tốc độ và hiệu quả còn đến từ sự kết nối và tận dụng công cụ. Đừng ngần ngại xây dựng những “mối quan hệ đồng minh” tốt đẹp với đồng nghiệp ở các phòng ban khác. Một cuộc điện thoại hỏi nhanh kinh nghiệm từ người đã từng làm việc tương tự, một tin nhắn Zalo hỏi thăm tình hình xử lý hồ sơ (tất nhiên là với những việc phù hợp), đôi khi còn nhanh và hiệu quả hơn cả việc gửi công văn chờ đợi. Sự chia sẻ, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc chính là một nguồn lực vô giá giúp mọi người cùng nhau đi nhanh hơn.

Bên cạnh con người, công nghệ cũng là người bạn đồng hành đắc lực. Hãy thử xây dựng “Bộ não thứ hai” kỹ thuật số cho riêng mình. Đó là một nơi bạn lưu trữ mọi thứ: từ quy định, hướng dẫn, các mẫu văn bản hay dùng, ghi chú những cuộc họp quan trọng, ý tưởng bất chợt, đến thông tin liên hệ cần thiết. Các công cụ như Evernote, Notion, OneNote… có thể giúp bạn làm điều này. Khi mọi thông tin được sắp xếp khoa học, có liên kết với nhau, bạn chỉ cần vài từ khóa là có thể tìm thấy thứ mình cần trong nháy mắt, thay vì phải lục tung cả “rừng” thư mục trong máy tính. Nó giống như có một trợ lý ảo siêu trí nhớ vậy đó!

Và đừng quên những “công cụ tự động hóa vi mô” nhé. Những thứ tưởng chừng nhỏ nhặt nhưng lại giúp tiết kiệm thời gian đáng kể. Ví dụ như tính năng gõ tắt của phần mềm (gõ vài chữ cái là ra cả cụm từ dài), thiết lập quy tắc tự động lọc và phân loại nhiệm vụ trên hệ thống tác nghiệp, hay sử dụng tính năng Styles trong Word để định dạng văn bản nhanh chóng, nhất quán. Cộng dồn lại, những phút giây tiết kiệm được từ các thao tác lặp đi lặp lại này sẽ giải phóng cho bạn kha khá thời gian và tâm trí để tập trung vào những việc thực sự quan trọng.

Chăm sóc bản thân để duy trì “phong độ”

Làm việc nhanh không có nghĩa là phải lao đầu vào làm việc không ngừng nghỉ. Ngược lại, việc quản lý năng lượng còn quan trọng hơn cả quản lý thời gian. Hãy thử lắng nghe cơ thể mình xem, đâu là khoảng thời gian bạn cảm thấy tỉnh táo, minh mẫn nhất trong ngày? Đó chính là “giờ vàng” để giải quyết những việc khó nhằn, cần sự tập trung cao độ. Còn những lúc cảm thấy hơi uể oải, hãy dành để làm những việc nhẹ nhàng hơn, mang tính thủ công. Và nhớ nhé, đừng đợi đến lúc kiệt sức mới nghỉ ngơi. Hãy chủ động có những quãng nghỉ ngắn (5-10 phút) xen kẽ trong lúc làm việc. Những quãng nghỉ này giúp não bộ được “sạc pin”, tái tạo năng lượng, giúp bạn duy trì sự tập trung và hiệu suất cao trong thời gian dài hơn.

Cuối cùng, hãy thử “gamification” – biến công việc thành trò chơi nho nhỏ cho chính mình. Đặt ra những mục tiêu nhỏ và tự thưởng cho mình khi hoàn thành (ví dụ: xong báo cáo này sẽ tự cho phép lướt web 5 phút). Hoặc đơn giản là dùng một tờ giấy note, chia làm 3 cột “Cần làm”, “Đang làm”, “Đã xong”, rồi di chuyển các mẩu giấy ghi tên công việc qua các cột. Cảm giác “kéo” một việc sang cột “Đã xong” thực sự rất “đã” và tạo động lực lắm đấy!

***

Các anh chị CBCC thân mến, việc tăng tốc độ công việc không phải là một áp lực gì ghê gớm, mà là một nghệ thuật làm việc thông minh, linh hoạt và biết cách chăm sóc chính mình. Bằng cách thay đổi một chút góc nhìn, thử nghiệm những phương pháp mới lạ, tận dụng công cụ và xây dựng những mối quan hệ tốt đẹp, chúng ta hoàn toàn có thể làm chủ công việc của mình, giảm bớt căng thẳng và tìm thấy nhiều niềm vui hơn trong hành trình cống hiến mỗi ngày. Đừng ngần ngại thử những “bí kíp” nho nhỏ này nhé, biết đâu bạn sẽ khám phá ra một phiên bản làm việc siêu hiệu quả và đầy hứng khởi của chính mình!

Nguyễn Anh Trung